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企业合同管理制度

更新时间:2019-11-18

企业合同管理制度

 

第一章  总  则

第一条为加强合同管理,规范管理程序,降低经营风险,减少失误,有效维护公司的合法权益,提高公司信誉和经济效益,根据《中华人民共和国合同法》等有关法律、法规规定,制度本制度。

第二条  各有关部门必须互相配合,共同努力,切实执行本制度,搞好以“重合同、守信誉”为核心的合同管理工作。凡违反规定操作而造成公司损失的,必须追究当事人责任。

 公司合同分为采购合同、销售合同、工程建设合同、技术开发合同、投融资合同、其他合同。   

本制度适用于本公司和本公司所属全资企业、控股企业、虽不控股但拥有实际经营管理权企业、受托管而拥有实际经营权企业等各种类型单位,适用于上述各单位对外签订的任何合同。上述各单位对外签订任何协议均适用本制度所述合同管理制度。

第二章  合同的规范

订立合同应遵循公平、平等、自愿的原则。当事人应当遵守法律、行政法规、尊重社会公德,不得扰乱社会经济秩序,损害社会公众利益。

订立合同应当遵循公平原则确定各方的权利和义务。

合同内容主要条款包括:当事人的名称(为个人时的姓名、身份证号)和住所;标的;数量;质量;价款或报酬;履行期限、地点和方式;违约责任;解决争议的方法等。具体合同可以参照各类合同的示范文本订立。

根据合同行使权利、履行义务应当遵循诚实信用原则。

对外签订合同的必须是本单位、企业的法定代表人;法定代表人可委托代理人对外签订合同,但须有法定代表人的授权委托书,委托代理人在授权范围内行使对外签约权。无权或越权行为人所订立的合同给授权企业造成损失的,该行为人应对企业承担全部经济赔偿等法律责任。

依法成立的合同,自成立时生效。

法律、行政法规规定应当办理批准、登记等手续生效的,依照其规定。

第十依法成立的合同,对签约人具有法律约束力。签约人应当按照约定履行自己的义务,不得擅自变更或者解除合同。

第十合同签约人应当按照约定全面履行自己的义务,应当遵循诚实信用原则,根据合同的性质、目的和交易习惯履行通知、协助、保密的义务。

第三章  合同的签订

第十在经济合同签订前,签约人、经办人必须认真了解与审查对方当事人是否具有法人资格、是否有经营权、是否有履约能力及其资信情况,对方签约人是否为法定代表人或其委托代理人及其相应代理权限等。做到既要考虑本方的权益,又要考虑对方的条件和实际能力,确保所签合同有效、有利。

第十合同除及时结清者外,应一律采用书面形式。紧急情况下经公司董事长临时授权达成的口头协议,事后应补办书面形式的合同文本。

第十相关企业的全部合同在正式签订前必须请法律顾问审查,对法律顾问提出的审查意见必须认真对待。对于其中法律顾问提出的原则性修改、审查意见如何决策,应有相关人员对决策结果负责。

第十公司实行董事长负责制,公司董事长可以自己或委托他人签订有关合同。公司内法人单位对外签订合同,须由法定代表人或其委托代理人签订;非法人单位签订合同须公司董事长批准,由各单位行政正职或其委托代理人签订。签约人必须对公司和本单位负责,对本职工作负责,在授权范围内行政行使签约权。

第十签订合同如涉及公司内部其他单位的,应事先在内部进行协商,统筹兼顾,然后签约。

第十合同当事人权利、义务的规定必须明确,合同内容必须规范、准确、详实,主要条款完备,签字盖章手续完整、真实。

第十签订合同,除合同履行地在我方所在地外,签约时应力争合同争议由我公司方所在地人民法院、仲裁机构管辖。

第四章  合同的审查批准

二十拟定的合同在正式签订前,必须经过公司审计法务部审核、法律顾问审查、审批、正式签订四个过程。

第二十合同审批权限如下:

1、在单位经营范围内为从事正常经营活动所签订的一般合同由本单位法定代表人或行政正职审批,并承担相应的法律责任;

2、所有合同应上报本公司,由公司审计法务部审核,经公司董事长审批。

第二十公司审计法务部对合同审核的要点为:合同信息的真实性、可行性、条款的完备性、合法性;法律顾问审查要点为合同的合法性、条款与语言的严密性、可行性、结构的合理性。

第二十公司审计法务部根据法律规定或实际需要,确定合同是否应当呈报有关机构鉴证,或请公证处公证。

第二十合同的审批程序如下:

1.申报。各单位对外签订合同时,应事先填写“公司合同签约申报表”(一式二份),随同合同初稿及有关资料、附件等,一并上报公司审计法务部审核。

2.审核。对送审的合同,公司审计法务部应认真审阅,必要时可进行调查研究,或通知申报单位补报材料。最后作出:可行、不可行或需进一步谈判(应提出谈判的具体要求和注意事项)等审核意见。

3.审查。对公司审计法务部交予审查的合同,法律顾问应进行全面审查,提出修改、审查意见、建议,对于原则性的审查意见、建议应进行重点说明。

4.批准。法律顾问审查后,公司董事长针对公司审计法务部审批意见、法律顾问审查意见与建议,在“公司合同签约申报表”上批写意见后,该表一份及合同初稿留底,另一份连同其他材料发还申报单位,由承办人按审批的意见办理。

第五章  合同的履行

第二十  合同依法成立,即具有法律约束力。与合同有关的单位、人员都必须本着“重合同、守信誉”的原则,严格执行合同所规定的义务,确保合同的实际履行的全面履行。应当重点注意几个方面:

(一)履行合同条款的权利和义务时一定要注意时效性,防止和规避我方出现违约现象。若出现问题应及时调整,化解风险。

(二)合同一旦签订生效,应复印一份交本企业财务部门,以便按合同条款所规定的时间和款额收款或付款。财务部门应将出现违反合同条款的情况及时通知企业负责人。

(三)加强验收手续。无论是货物贸易、服务、咨询,还是工程竣工等均应严格执行验收手续,同时以书面形式保留验收资料。

第二十各签约单位应加强对有关合同履行的动态监督,必须设立至少一个专门人员对所有合同履行过程中的签约、交货、验收、结算等各个环节进行把握、控制、跟踪、管理,并对所有合同形式动态监控的详细档案记录,做到可随时了解任意合同的履行信息,提取任意合同。

第二十各单位应将所有合同资料交专门管理人员留存备案,合同管理人员应做到可以提供合同在正常履行的情况,应能够说明问题所在。对于系我方原因导致的合同未正常履行,应审查合同管理人员是否已履行职责。对于对方原因导致的合同未正常履行,且应有的证据资料可以证实的,合同管理人员应可以提供该资料,如不能提供,应能够说明非其原因所致。

第二十各单位的行政正职及签约人应了解、掌握本单位合同的履行情况,发现问题及时处理。否则,造成合同不能履行、不能完全履行的,应追究有关人员的责任。

第二十合同履行完毕的标准,应以合同条款或法律规定为准。没有合同条款或法律规定的,一般应以合同标的物交接完毕,或合同项目竣工并验收合格,价款结清、质保期结束、无遗留交涉手续为准。

第六章  合同的变更、解除

三十在合同履行过程中遇到确有不可克服的困难(如遇不可抗力影响)而需要变更、解除合同时,应在法律规定或合理期限内,从维护公司合法权益出发,与对方当事人进行协商。

第三十变更、解除合同的手续,应按规定的审批权限和程序执行。经鉴证的合同。在达成变更、解除协议后,应报原机构备案。经公证的合同,在达成变更、解除协议后,必须报公证机构重新公证,才具有法律效力。

第三十协商一致后方可变更或解除合同,变更或解除合同均应以书面形式予以确认。

第三十变更、解除合同的协议在未达成或未批准之前,原合同仍有效,仍应履行。

第三十因变更、解除合同而使当事人的利益遭受损失的,除法律允许免负责的以外,均应承担相应的责任,并在变更、解除合同的协议书中明确规定。

第七章  合同纠纷的处理

第三十合同在履行过程中如与对方当事人发生纠纷的,由签约单位负责处理,签约人对纠纷的处理必须具体负责到底。涉及公司内部几个单位的,应在内部协调好,做好配合工作,统一意见,可成立一个由各单位代表组成的纠纷处理小组,由主签约单位为主负责处理合同纠纷。

第三十需要法律帮助的合同纠纷,可提请公司审计法务部协助解决,有关单位必须主动提供所有相关的证据材料并协助配合。

第三十处理合同纠纷的原则是:以友好协商为主,做到有理、有利、有节;以法律法规为准绳,以合同约定为依据,保障我方合法权益。

第三十提请处理合同纠纷的程序是:

1.承办人填写“合同纠纷处理申报表”(一式二份),根据合同审批权限报批。

2.对各单位上报的有关合同纠纷,公司审计法务部可依据情况,提出意见,由公司董事长作出批示意见:负责处理纠纷的单位、人员、处理意见等。

3.对经协商仍无法解决或认为有必要通过法律途径解决的合同纠纷,经公司董事长同意,提交仲裁部门或人民法院依法处理。

第三十对于合同纠纷双方协商达成一致意见的,应签订书面协议,由双方代表签字并加盖双方公章或合同专用章。

四十对双方已经签署的解决合同纠纷的协议书,有关主管机关或仲裁机关的调解书、仲裁书,在正式生效后,各单位应由专人负责该文件执行的跟踪或履行。

第四十对方当事人逾期不履行已经发生法律效力的调解书、仲裁决定书或判决书的,承办应及时向主管负责人汇报。经协商无效者,由公司发展部配合各单位向人民法院申请执行。

第四十合同纠纷处理或执行完毕的,应及时通知有关单位的,应将有资料汇总、归档,以备查考。

第八章  合同的管理

第四十公司对合同集中管理方式,审计法务部是公司合同管理的业务归口单位。

第四十公司审计法务部在合同管理方面的主要职责是:

1.负责管理和保管公司的各类合同;

2.负责检查各类合同的合法性、严密性和可行性,实行法律监督;对公司审批或签订的合同负责审核,对公司各单位签订的合同负责监督,提供法律帮助;

3.负责对委托人和有关人员进行法律培训、考试,提高其法律素质;

4.负责考评公司各单位的合同管理工作,总结交流经验教训,提高合同管理水平;

5.配合办理合同的报批、见证、鉴证和公证等事项;

6.配合处理合同纠纷;

7.参与有关合同的谈判、签约、履行等工作。

第四十公司各单位合同管理的主要职责是:

1.负责管理本单位签订的合同;

2.负责审查本单位签订的合同的合法性、严密性和可行性;对须报请公司或有关机关审批、签证或公证的合同,办理申报手续,提出初步意见;

3.根据实际情况,制定本单位合同管理的实施细则,采取切实措施,搞好合同管理工作;

4.负责处理本单位合同纠纷。

第四十公司实行董事长委托制度,公司董事长可以委托有关人员代为签订合同。委托人的主要职责是:

1.在授权范围内负责谈判、签订合同,既不能违章越权,也不能消极推诿;

2.对所签订合同的合法性、严密性和可行性负责;

3.对须报请上级部门审批的合同,办理申报手续,提出本人意见并对本人意见负责;

4.对所签合同的全面履行具体负责,履行中发现问题应立即上报,并积极想办法解决,对发生的合同纠纷负责处理好或协助有前部门处理好;

5.负责保管好或委派专人保管本人所签合同的一切资料,合同履行完毕后应立即将资料归档。

第四十实行合同专用章制度。合同专用章由公司经营计划部统一刻制、编号和颁发。合同专用章应妥善保管。公司及下属单位对外签订合同所加盖的印章,除本单位的公章外,一律使用合同专用章,其他印章一律不准代替使用。否则,由此所引起的责任由有关责任人承担,造成严重损失或纠纷的应对相关人员予以处罚。

第四十公司各单位都必须认真落实合同基础管理工作。具体如下:

1.指定专门的部门和人员负责合同的基础管理工作。对于合同管理人员应定期培训,并不定期检查其工作情况。

2.建立合同档案,实行合同档案式管理。合同应一式两份。分别存放管理。

3.建立合同管理台账。各单位应根据合同的不同种类,建立合同的分类台账和总台账。台账的主要内容包括:序号、合同号、经手人、签约日期、合同标的、标的额、对方单位、履行过程、交接情况、验收及备注等。台账应逐目填写,做到准确、及时、完整。

4.每份合同都应编号,不重复,不遗漏。

5.每份合同要具备各方的签字、盖章,合同内容达到两页纸以上的,应由各方加盖骑缝章。

6.合同的各种资料,包括合同正副文本及附件;合同文本的签收记录;分期履行的情况记录;变更、解除合同的协议(包括文书、函电)等,均应及时建档,妥善保管。

7.签署合同应使用单位公章或合同专用章,其他印章一律不得用于签订合同。凡使用公章或合同专用章签约的必须填写印申请单,确认用印人,做好用印记录。印章如遗失,应立即向公安机关报案,登报声明作废,还要追究有关人员的责任。

8.公司合同管理部应对合同内容中涉及保密的条款承担保密责任,以免由于商业机密泄露对企业造成不必要的经济损失。

第九章  附  则

四十九本制度自公布之日起实施,由公司审计法务部负责解释。

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