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企业合同管理的法律风险预防与管理之道

更新时间:2019-11-18

近几年来,不少企业在经营过程中频陷“法律风险门”,给企业造成了巨大的困扰及经济损失,有些甚至是颠覆性、毁灭性的。这些现象也越来越引起社会各界的关注。特别是在制造业企业普遍面临的劳动人事合同管理方面,企业该如何应对全新的劳动合同法降低人力资源管理的风险,成了诸多企业老板共同关注的问题。

作为法律风险管理的引领者,不断传播法律风险理念,帮助广大企业更加深入地了解认识法律风险,并通过所创建的企业法律风险防范治理服务体系,致力于为广大企业建立起了法律风险的“防火墙”。以下,以保护企业利益为根本出发点,详细阐述企业在合同管理方面所应重点关注的一系列法律风险预防与管理之道。

首先,企业在营销过程中合同管理方面的法律风险预防与管理,从细的方面来讲,主要有以下五项常见风险。

五项常见风险

1、签约主体风险

 (1)谈判主体与签约主体不一致。签订前是由很有实力的单位或集团出面谈判,达成意向。但正式签约时换成另一个没有实力的单位。有的情况是许多公司在一个地点办公,都有营业执照和公章,这样的可能称为某某集团公司,但实质上只有一家公司具有实力,而其它的都是皮包公司,而最终与你签订合同的有可能是一些资不抵债的皮包公司,这样的合同一旦签订,本合同因一方实力不够,肯定导致上当受骗。

(2)签约主体信息不准确或故意做假。有些合同,因营业执照注册资本只有10万元-30万元,而将营业执照上的注册资本通过电脑技术改大到500万元,将银行《开户许可证》上面的基本账户改成一般账户,再伪造ISO2000国际质量管理体系证书等,来证明实力强大,技术雄厚。这是故意造假的问题,同时还存在一种情况,有的企业存在两个公章,一个是备案的,一个是没有备案的,这样的合同一旦发生纠纷,就无法解释清楚。

 

2、质量法律风险

这是发生争议最多的地方。有时候一些买方故意发难意图压低价款或拒绝付款,作为卖方最关键的地方是:

(1)一定要明确是国家标准、行业标准、还是企业标准。并且将该标准的编号,详细地写出来。

(2)同时要求对方提出质量异议的时间是收货后立即提出,否则后果自负,并且要求采取书面形式提出。

 

3、违约责任法律风险

我见过一些合同约定太不规范,只约定一方违约由另一方承担违约金,但这种原则性约定没有可操作性。所以对违约责任一定要精确到具体的标准。否则,虽约定了违约责任,也很难追究对方责任。审查对方起草的合同中有无不平等的违约责任条款或加重企业责任的违约责任条款。企业起草签订的合同中必须明确约定对方的违约责任,约定违约金或损失赔偿的计算方法,而且应与企业订立合同的目的能否实现为标准。如果合同中没有明确违约金或赔偿金的数额,法院就会视双方放弃此权利,而不予支持。对违约金约定过高,对方可能会提出减少,减少多少则不容易举证,最好是对赔偿金计算方法作出明确约定,有利于以后发生争议后能迅速确定赔偿金额。

 

4、价款或报酬法律风险

作为企业经营,所有的款都必须账户对账户,尽量避免使用现金,除非一次性货款两清。

 

5、其它法律风险

特别是对于传真和电子邮件或其它信函的合理使用,这些是对我们现代社会所有企业的挑战。 

 

防范风险五大基本原则

那么,我们如何管理、防范营销法律风险呢?主要有以下五大方法:

1、信用调查要仔细

磨刀不误砍材工,虽然事前觉得麻烦一点,但对防范风险很有好处。在调查的基础上,将客户分成三六九等,采取不同的营销政策和处理措施

 

2、合同签订要严密

对于赊销的交易,一定要签订详细的购销合同,而且合同文本尽量要使用自己企业制定的版本。

 

3、 收发货一定要签字盖章

收货单是很重要的合同履行依据,货送到后一定要让收货人签字,并要求加盖公章。

 

4、 应收账款有人管

企业应专门设立赊账管理人员,随时进行赊销账款的记录和管理,必要时建立帐款应收预警机制,对亮红灯的要加强管理力度。

 

5、 业务流程是关键

要建立一套完整的、带有防范赊销风险管理业务流程是管理应收账款的关键。这个业务流程不能太影响销售任务的完成,要综合平衡销售与回款的关系。

规避销售风险三时段

以上几项防范风险的基本原则,下面根据公司的实际情况,从销售合同前、销售合同签订时、合同签订后三个时段来分析如何更好地规避销售风险。

 

一、合同签订前应当注意的问题

1、企业可以制定签约主体资信调查制度。企业在建立销售合作关系之前,应通过各种渠道详尽了解客户的主体资质、财务状况、行业信誉等信息,同时在合同的履行过程之中,也要随时收集对方主体资格变更、财务状况变化等情况,视其履约能力及时对销售政策作出相应的调整。

具体内容包括:

(1)履约能力。财产状况的调查:注册资金、实有资本、其他形式的财产,此项调查可依据资产负债表、损益表和金融机构出具的信用证明。生产能力的调查:厂房、设备、原材料、生产规模、技术水平、交货能力。经营能力的调查:经营金额、销售渠道、市场竞争能力的强弱。

(2)履约信用。经营历史、经营作风、客户的评价、与金融机构和政府间的关系。

(3)企业法定代表人及股东的基本身份信息,包括身份证、住所、资产状况及家庭成员等,以防止法定代表人等重要人员突然失踪造成措手不及。

2、公司应当建立信用等级评价。根据各个客户的基本调查结果进行逐一登记并建立档案,对合作关系良好,在合同履行过程中互相支持的相对人建立诚信客户名册,对信誉差、履约能力低、双方曾发生过矛盾甚至诉讼的,与之发生业务时要严加防范,并将客户分为三六九等,采取不同的营销策略。   

 

二、合同签订过程中应注意的问题

所谓的合同,并不是简单的合同文本,合同文本仅仅是双方进行交易的基本原则,将来在具体履行合同过程中的各种文件及材料,甚至我们业务员个人所写的条,都有可能作为合同的附件。同时,合同也不仅仅是书面形式,口头形式也有可能形成口头合同,比如录音录像等。因此,合同签订及出具都必须特别注意,主要从以下几个方面多加小心。

1、确保签订的合同合法有效,特别是签约主体的合法有效性,防止无权代理。在此应做到三要,即一要对方提供法定代表人身份证明、营业执照及必要时的经营许可证或资质等级证明书等,避免凭关系或熟人的介绍等草签合同的情况;

2、在签订时,必须让法定代表人签字,并且使用公章。为什么要这样做?这是一个双保险,公司可以代表企业行为,法定代表人也可以代表企业行为,万一出现一个方面有问题,另一个方面就有法律作用。所盖的公章最好不要使用合同章,有些企业的合同章没有备案,以防止公章做假,同时避免使用公司的部门公章。公章的问题比较复杂一些,中国人在文化传统上一直比较迷信公章,认为盖上章就万事大吉,但就中国现状而言,公章的使用比较混乱,私刻、伪造、变造公章的情况比较常见;

3、要掌握与了解对方的资信情况、财产线索和履约能力(近期的经营业绩、商业信誉等),之所以要掌握基本财产线索,是为将来万一发生纠纷及时维权所准备的,比较公司的基本账号、其它常用账号、公司资产的存放地点等等详细信息,并且将必要的材料作为合同附件。

做好以上三点,我们才能对对方订立合同的主体资格,其公司性质、经营范围、是否合法存在、有无实际履行能力等情况有了事先的掌握和了解,以防止假借合同行骗事情的发生。

4、销售合同内容要完备。合同文本本身法律专业性比较强,原则上我们应当采用自己的格式合同与对方签订,没有特殊情况不能进行更改。那么一份完善的合同应具备那些条款呢?一般来说,一般完善的合同应包括这几方面的内容:当事人的名称或姓名和住所、标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点、方式、违约责任、解决争议的方法。缺少上述任何一项,都不能算是一份完善的合同,另外,还可以根据不同情况约定包装方式、检验标准和方法、结算方式、合同使用的文字及其效力等条款,当然上述条款的具体内容要根据实际情况具体约定,下面按照合同订立的过程,结合上述合同内容条款,以及我国法律的有关规定,简要说一下签订合同时应注意的一些问题。特别是货物质量检验标准及提出异议期限、付款时间及方式、交付履行及运输方式、管辖权约定、违约责任等关键性条款。

如:

(1)约定产品的质量标准及验收标准。

(2)约定对公司有利的“法律管辖”、“违约金”和“滞纳金”的约束条款。

(3)尽可能要求经销商提供有效的担保(交保证金)。

(4)合同涉及金额应该用大写。

我们可以简单看一下公司的合同文本,初步考虑是否把违约金的具体数额及让法定代表人个人作为担保,将来再继续完善。

 

三、合同履行过程中应注意的问题

1、收货、送货过程应注意的问题。

(1)在合同约定的期限、地点交付货物,办理正式的交货手续,并保存好相关交货凭证。

(2)送货单一定要收货单位签字、盖章(通过邮政或货运公司的要有回单)、并且及时与收货单位进行联系或财务对帐。在实践中,与交货相关的一个重要问题就是签收,很多公司交货后,送货单经常是由对方的业务员或者经理等人员进行签收,并没有加盖公章,这样就产生了问题,因为是个人签收,对方如果否认签收人是该公司职员,并且不予承认公司已经收取了货物,会使卖方举证产生很大困难,除非签收人同时是该公司登记的法定代表人。因此,避免这个问题的最好方法就是每次交货时都由对方在签字的同时加盖公章。

2、及时收回应收账款过程中应注意的问题。

应收款的及时回笼(货币化)是公司利润实现的重要环节,因此,企业对应收款风险控制,关系到公司的生存与发展。许多优秀企业对应收款的风险控制都作得非常好,但同时也有不少的企业因产品销售出去货款不能及时甚至无法收回,严重影响企业的正常经营甚至生存。

3、企业对于应收账款风险规避的方法

(1)密切注意客户的一些异常情况变化,以便及时采取相应救济措施;为减少对方履约能力降低给我们带来的风险,及时解除合同采取一定的保全措施,这些异常情况及风险主要表现在:对方经营状况严重恶化;转移财产、抽逃资金,以逃避债务;丧失商业信誉;公司内部矛盾或有其它不可抗力事件发生。及时发现问题是解决一切问题最关键环节,这就要求我们企业及业务人员具体一定的责任感和洞察力。

(2)同时还要特别注意货款结算及发票使用问题,如果是给发票就付款,一次结清就不需要太多麻烦,但是实践中,大部分企业经营都是先给发票报账后付款,对于这种情况,在给付对方发票时,一定要让对方出具一份发票的收条,写清发票号及金额,实际货款还欠多少,因为发票本身就是收付款凭证,给了发票就相当于已付款,将来我们公司也应该自制一份发票收到条,使用时让对方签字盖章。

 

4、企业面对应收账款风险的救济手段

(1)尽量与客户协调解决,但以不损害公司利益为原则。我相信如果企业工作人员做到一定的预防工作,客户方也会慎重考虑我们的意见,因为我们手中有充分的胜诉证据及可供执行的财产线索,他不会轻易与我们彻底决裂。

(2)如协调不成,及时诉诸法律,先保全,查封、冻结其财产、账号,以减低诉讼风险。但是,诉讼环节最关键的是掌握胜诉的证据及对方的财产线索。打官司在某种程度上说,就是打证据,而这些证据在平时多注意和收集,注意保存有关往来的材料,以防发生纠纷时措手不及。

一旦产生纠纷再去收集证据难度会很大。同时,打官司胜诉并不是主要目的,现在中国的判决文书执行力度非常差,这就要求我们在诉讼前及诉讼过程中知道对方可供执行的财产线索,以便及时执行到位。上面所说的这些合同签订前后所收集的材料都是以备诉讼程序过程中所使用的。只要我们手里有材料和线索,最终的救济手段也能成功。

 

5、合同履行过程中其它应当注意的问题。

业务人员自己不能违背合同的基本原则乱承诺,特别是不能随意出具一些书面的材料,而对方如果有一些新的要求或想法,尽量采取书面形式。

兵法云:“不战而屈人之兵,善之善者也!”从法律的风险角度而言,其意就是事后控制不如事中控制,事中控制不如事前控制,而事前控制的最好方式就是未雨绸缪。肖云法律服务所多年来在与众多优秀的企业家接触过程中发现,一个企业的成功不仅仅是因为重视业绩,更注重的是对法律风险的预防与管理。总而言之,只有建立起有效的法律风险防范机制,才能够使企业的法律风险防范于未然,企业也才能在这道防火墙的保护下在残酷的商战中真正走向卓越。

 

四、建立和完善证据保存制度

原始证据

书面证据

电子邮件证据

传真

合同的原件以及附件保管

双方履行中往来的全部书面记录

应由公证机关下载保存并打印,制作成公证文书,对往来的传真件必须及时复印,复印件和并加以保存。上述合同的原件保管不但是合同履行的必要条件,更是索赔的最直接最有力的原始证据。如果企业把合同的原件丢失,则会给企业索赔造成非常被动的局面,甚至会导致无法进行索赔

企业在合同管理过程中,要有专人收集并妥善保管好合同的原件以及双方履行中往来的全部书面记录。对重要的电子邮件证据,应由公证机关下载保存并打印,制作成公证文书,对往来的传真件必须及时复印,复印件和传真件一并加以保存。上述合同的原件保管不但是合同履行的必要条件,更是索赔的最直接最有力的原始证据。如果企业把合同的原件丢失,则会给企业索赔造成非常被动的局面,甚至会导致无法进行索赔。

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